Seja no escritório ou em casa, e apesar da digitalização de muitas tarefas quotidianas, a cultura do papel ainda prevalece em muitos casos. Trata-se de manter ficheiros e documentos considerados importantes, por vezes misturados com papéis diversos.
Recibos, facturas, contratos, escrituras, actas… o pior hábito, sobretudo no uso doméstico, é empilhá-los a um canto ou guardá-los numa gaveta sem qualquer ordem. No entanto, insistimos que nem todos os documentos são igualmente confidenciais e, por conseguinte, há alguns que exigem um nível mais elevado de cuidado ou proteção.
Mesmo os grandes gurus da decoração e da arrumação, e não apenas os da segurança, insistem na classificação dos documentos como um dos pilares essenciais para manter a nossa informação em perspetiva.
É por isso que gostaríamos de lhe recordar os seguintes conselhos que podem ser aplicados tanto a nível profissional como pessoal:
- Reúna todos os seus documentos em papel, deite fora os que já não precisa e classifique os restantes por assunto (patrimonial, financeiro, jurídico, pessoal…). (patrimonial, financeiro, jurídico, pessoal…).
- Categorizá-los de acordo com a confidencialidade, importância e inter-relação do conteúdo do conteúdo (originais, cópias, anotações). (originais, cópias, anotações…).
- Determinar o ciclo de vida de cada documento (rascunho, pendente, resolvido, obsoleto).
- Localizar um ou mais locais específicos para o arquivo e atribuir um nível de proteção adequado em função do tipo de documento (por exemplo, fechado à chave). (por exemplo, fechado à chave).
- Considerar a digitalização dos documentos cujos originais não é necessário, nem obrigatório, conservar (documentos a conservar no original: escrituras, estatutos, actos notariais e similares).
- Proteger os ficheiros digitais (por exemplo, instalando um antivírus e uma firewall no dispositivo; utilizando cartões de memória externos encriptados por palavra-passe; recorrendo a nuvens que ofereçam níveis de segurança adequados…).