Ya sea en la oficina o en casa, y a pesar de la digitalización de varias gestiones cotidianas, sigue primando en muchas ocasiones la cultura del papel. Esto implica mantener archivos y documentos considerados importantes, en ocasiones mezclados con papeles varios.
Recibos, facturas, contratos, escrituras, actas…el peor de los hábitos, y más en su uso doméstico, es amontonarlos en un rincón o guardarlos sin ningún orden en un cajón. Sin embargo, insistimos en que no todos los documentos son igual de confidenciales y, por ello, hay algunos que requieren un nivel más elevado de cuidado o protección.
Incluso los grandes gurús de la decoración y el orden, no solo los de la seguridad, insisten en la clasificación documental como uno de los pilares esenciales para mantener la perspectiva sobre nuestra información.
Por ello queremos recordaros los siguientes consejos aplicables a nivel profesional, pero también personal:
- Reúne todos los documentos en papel, desecha los que ya no vayas a necesitar y clasifica los restantes por temas (patrimoniales, financieros, legales, personales…).
- Categorízalos en función de la confidencialidad, importancia e interrelación del contenido de los mismos (originales, copias, anotaciones…).
- Determina el ciclo de vida de cada documento (borrador, en trámite, resuelto, obsoleto).
- Localiza uno o varios lugares específicos para su archivo y asigna un nivel adecuado de protección en función del tipo de documento (por ejemplo, bajo llave).
- Plantéate la digitalización de los documentos cuyos originales no sea necesario, ni obligatorio conservar (documentos a mantener en original: escrituras, estatutos, actas notariales y similares).
- Protege los archivos digitales (por ejemplo, instalando un antivirus y un firewall en el dispositivo; utilizando memorias externas que estén cifradas con contraseña; haciendo uso de Clouds que aporten niveles adecuados de seguridad…).