Xa sexa na oficina ou na casa, e a pesar da dixitalización de diversos trámites diarios, a cultura do papel segue imperando en moitas ocasións. Isto implica manter arquivos e documentos considerados importantes, ás veces mesturados con papeis diversos.
Recibos, facturas, contratos, escrituras, actas… o peor costume, e máis aínda no uso doméstico, é amorealas nun recuncho ou gardalas ao azar nun caixón. Porén, insistimos en que non todos os documentos son igualmente confidenciais e, polo tanto, hai algúns que requiren un maior nivel de coidado ou protección.
Mesmo os grandes gurús da decoración e da orde, non só os da seguridade, insisten na clasificación documental como un dos piares esenciais para manter a perspectiva da nosa información.
Por este motivo, queremos lembrarche os seguintes consellos aplicables a nivel profesional, pero tamén a nivel persoal:
- Reúne todos os documentos en papel, tira os que xa non necesitas e clasifica o resto por temas (patrimonial, financeiro, xurídico, persoal…).
- Clasificalos segundo a confidencialidade, importancia e interrelación do seu contido (orixinais, copias, anotacións…).
- Determinar o ciclo de vida de cada documento (borrador, pendente, resolto, obsoleto).
- Localice unha ou máis localizacións específicas para o seu ficheiro e asigne un nivel de protección adecuado segundo o tipo de documento (por exemplo, baixo chave).
- Considerar a dixitalización de documentos cuxos orixinais non sexa necesario ou obrigatorio conservar (documentos a conservar en orixinal: escrituras, estatutos, actas notariais e similares).
- Protexer os ficheiros dixitais (por exemplo, instalar un antivirus e un cortalumes no dispositivo; utilizar memorias externas cifradas cun contrasinal; facer uso de Clouds que proporcionan niveis de seguridade adecuados…).