Que ce soit au bureau ou à la maison, et malgré la numérisation de diverses tâches quotidiennes, la culture du papier continue de prévaloir à de nombreuses reprises. Cela implique de conserver des dossiers et documents jugés importants, parfois mêlés à divers papiers.
Reçus, factures, contrats, actes, procès-verbaux… la pire des habitudes, et plus encore dans leur usage domestique, est de les empiler dans un coin ou de les ranger dans un tiroir sans aucune commande. Cependant, nous insistons sur le fait que tous les documents ne sont pas également confidentiels et, par conséquent, certains nécessitent un niveau de soins ou de protection plus élevé.
Même les grands gourous de la décoration et de l’ordre, pas seulement ceux de la sécurité, insistent sur la classification des documents comme l’un des piliers essentiels pour garder du recul sur nos informations.
Pour cette raison, nous souhaitons vous rappeler les conseils suivants applicables à un niveau professionnel, mais aussi personnel :
- Rassemblez tous les documents papier, jetez ceux dont vous n’avez plus besoin et classez le reste par sujet (patrimonial, financier, juridique, personnel…).
- Les catégoriser en fonction de la confidentialité, de l’importance et de l’interrelation de leur contenu (originaux, copies, annotations…).
- Déterminer le cycle de vie de chaque document (projet, en attente, résolu, obsolète).
- Localisez un ou plusieurs emplacements spécifiques pour votre dossier et attribuez un niveau de protection approprié en fonction du type de document (par exemple, clé faible).
- Envisager la numérisation des documents dont les originaux ne sont pas nécessaires ou obligatoires à conserver (documents à conserver en original : actes, statuts, actes notariés, etc.).
- Protéger les fichiers numériques (par exemple, installer un antivirus et un pare-feu sur l’appareil ; utiliser des mémoires externes cryptées avec un mot de passe ; utiliser des Clouds qui offrent des niveaux de sécurité adéquats…).