Ať už v kanceláři nebo doma, navzdory digitalizaci mnoha každodenních úkonů stále v mnoha případech převládá papírová kultura. Jedná se o uchovávání spisů a dokumentů považovaných za důležité, někdy smíšených s různými dokumenty.
Účtenky, faktury, smlouvy, listiny, zápisy… nejhorším zvykem, zejména v domácnosti, je hromadit je v koutě nebo je ukládat do zásuvky bez jakéhokoli pořadí. Zdůrazňujeme však, že ne všechny dokumenty jsou stejně důvěrné, a proto některé z nich vyžadují vyšší úroveň péče nebo ochrany.
I velcí guruové dekorace a pořádku, a to nejen v oblasti bezpečnosti, trvají na klasifikaci dokumentů jako na jednom ze základních pilířů pro udržení přehledu o našich informacích.
Rádi bychom vám proto připomněli následující tipy, které lze uplatnit jak v profesní, tak v osobní rovině:
- Shromážděte všechny papírové dokumenty, vyhoďte ty, které již nepotřebujete, a zbývající roztřiďte podle témat (dědické, finanční, právní, osobní…). (majetkové, finanční, právní, osobní…).
- Rozdělte je do kategorií podle důvěrnosti, důležitosti a vzájemné provázanosti obsahu (originály, kopie, anotace). (originály, kopie, anotace…).
- Určuje životní cyklus každého dokumentu (návrh, nevyřízený, vyřízený, zastaralý).
- Vyhledejte jedno nebo více konkrétních míst pro archivaci a přiřaďte jim odpovídající úroveň ochrany v závislosti na typu dokumentu (např. uzamčené). (např. pod zámkem a klíčem).
- Zvažte digitalizaci dokumentů, jejichž originály není nutné ani povinné uchovávat. (dokumenty, které je třeba uchovávat v originále: listiny, stanovy, notářské zápisy a podobně).
- Ochrana digitálních souborů (např. instalací antivirového programu a firewallu na zařízení; používáním externích paměťových karet zašifrovaných heslem; využíváním cloudů, které poskytují odpovídající úroveň zabezpečení…).