Assurément, une partie importante de votre journée de travail est consacrée au courrier électronique. Pour cette raison, vous devez savoir comment l’utiliser de manière responsable.
Les champs CC (avec copie) et BCC (avec copie cachée) font partie de l’entête de l’email et il est essentiel que vous les preniez en compte, notamment lorsque vous envoyez des emails à plusieurs utilisateurs.
Vous pouvez utiliser le champ destinataire habituel lorsque vous écrivez un e-mail à une seule personne ou à un groupe dans lequel tout le monde (ou presque tout le monde) se connaît ou, même s’ils ne se connaissent pas, a besoin d’interagir ou de se contacter. Le champ de copie (CC) sert à informer une autre personne de la conversation ; on ne s’attend pas à ce que vous interveniez (bien que vous le puissiez bien sûr). Dans ce cas, les adresses sont visibles par tous. Mais, la copie cachée (Cci) est utilisée pour envoyer un message dans lequel les adresses e-mail resteront cachées; quelque chose de très utile lorsque vous envoyez des e-mails à de nombreuses personnes qui ne se connaissent pas du tout. Par exemple, un e-mail à tous vos contacts vous informant que vous avez changé de numéro de téléphone, une newsletter ou une notification à tous vos clients.
Pourquoi ne devriez-vous pas rendre publiques les adresses e-mail?
C’est un problème juridique et éthique. Légal car il enfreint les règles de protection des données. L’adresse e-mail est une donnée personnelle et ne peut donc être divulguée sans le consentement exprès de l’utilisateur. C’est aussi un problème éthique, car – tout simplement – vous ne devez pas fournir à des étrangers l’e-mail d’autres utilisateurs.
Comment utiliser la copie cachée ?
Vous pouvez copier la liste des adresses e-mail séparées par des virgules, rechercher le champ Cci et les coller. Rien ne se passe pour laisser le champ « À » vide, l’e-mail sera envoyé à tous les utilisateurs que vous avez renseignés dans le champ copie cachée. Et, même s’ils ne pourront pas interagir entre eux, ils pourront toujours vous répondre.