Bulegoan edo etxean, eta eguneroko hainbat zeregin digitalizatu arren, paperaren kultura askotan izaten jarraitzen du. Horrek esan nahi du garrantzitsutzat jotzen diren fitxategiak eta dokumentuak gordetzea, batzuetan paper ezberdinekin nahastuta.
Ordainagiriak, fakturak, kontratuak, eskriturak, minutuak … ohiturarik okerrena, eta gehiago etxeko erabileran, izkinan pilatzea edo inolako eskaerarik gabe tiraderan gordetzea da. Hala ere, azpimarratzen dugu dokumentu guztiak ez direla berdin konfidentzialak eta, beraz, badaude arreta edo babes maila handiagoa eskatzen dutenak.
Dekorazioaren eta ordenaren guru handiek ere, segurtasunekoak ez ezik, dokumentuen sailkapenean jarraitzen dute gure informazioaren ikuspegia mantentzeko funtsezko zutabeetako bat.
Hori dela eta, maila profesionalean, baina baita pertsonalean ere, honako aholku hauek gogorarazi nahi ditugu:
- Bildu paperezko dokumentu guztiak, baztertu jada behar ez dituzunak eta sailkatu gainerakoak gaiaren arabera (ondarekoa, ekonomikoa, juridikoa, pertsonala …).
- Sailkatu haien edukiaren isilpekotasunaren, garrantziaren eta erlazioaren arabera (originalak, kopiak, oharrak …).
- Dokumentu bakoitzaren bizitza zikloa zehaztu (zirriborroa, pendiente, ebatzia, zaharkituta).
- Aurkitu zure fitxategiaren kokapen zehatz bat edo gehiago eta esleitu babes maila egokia dokumentu motaren arabera (adibidez, tekla baxua).
- Kontuan hartu jatorrizkoak gordetzeko beharrezkoak edo derrigorrezkoak ez diren dokumentuen digitalizazioa (jatorrizkoan gorde beharreko agiriak: eskriturak, estatutuak, notario-aktak eta antzekoak).
- Babestu fitxategi digitalak (adibidez, gailuan antibirus bat eta suebaki bat instalatzea; pasahitz batekin enkriptatutako kanpoko memoriak erabiliz; segurtasun maila egokia eskaintzen duten Hodeiak baliatuz …).