Ja sigui a l’oficina oa casa, i malgrat la digitalització de diverses gestions quotidianes, continua primant moltes vegades la cultura del paper. Això implica mantenir fitxers i documents considerats importants, de vegades barrejats amb papers diversos.
Rebuts, factures, contractes, escriptures, actes…el pitjor dels hàbits, i més en el seu ús domèstic, és amuntegar-los en un racó o desar-los sense cap ordre en un calaix. Tot i això, insistim que no tots els documents són igual de confidencials i, per això, n’hi ha alguns que requereixen un nivell més elevat de cura o protecció.
Fins i tot els grans gurus de la decoració i l’ordre, no només els de la seguretat, insisteixen a la classificació documental com un dels pilars essencials per mantenir la perspectiva sobre la nostra informació.
Per això volem recordar-vos els següents consells aplicables a nivell professional, però també personal:
- Reuneix tots els documents en paper, rebutja els que ja no necessitaràs i classifica els restants per temes (patrimonials, financers, legals, personals…).
- Categoritza’ls en funció de la confidencialitat, importància i interrelació del contingut dels mateixos (originals, còpies, anotacions…).
- Determina el cicle de vida de cada document (esborrany, en tràmit, resolt, obsolet).
- Localitza un o diversos llocs específics per al fitxer i assigna un nivell adequat de protecció en funció del tipus de document (per exemple, amb clau).
- Planteja’t la digitalització dels documents els originals dels quals no sigui necessari, ni obligatori conservar (documents a mantenir en original: escriptures, estatuts, actes notarials i similars).
- Protegeix els arxius digitals (per exemple, instal·lant un antivirus i un firewall al dispositiu; utilitzant memòries externes que estiguin xifrades amb contrasenya; fent ús de Clouds que aportin nivells adequats de seguretat…).